Pourquoi faire appel à un freelance expert en saisie de données ?

Bien que le processus de saisie des données puisse sembler simple, il peut prendre beaucoup de votre temps précieux et de vos ressources.

C'est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers les freelances experts en saisie de données. Lisez la suite et découvrez comment confier cette tâche à un freelance peut vous aider à réduire votre charge de saisie de données et à améliorer la productivité de vos employés.

QU’EST-CE QUE LA SAISIE DE DONNÉES ?

Toute entreprise recueille des informations. Une fois que vous avez obtenu ces informations, vous devez les organiser et les stocker dans un format utile. La saisie de données consiste simplement à transférer ces informations d'une source à une autre. Il peut s'agir d'entrer des informations provenant de factures papier et de factures à l'encre dans un système de gestion de la relation client, de mettre à jour une feuille de calcul avec des données comptables ou de rassembler les réponses à une enquête. Chaque fois que vous avez besoin de collecter des informations et de les transférer d'un support à un autre, vous avez besoin de saisir des données.

Travail de saisie de données pour lequel vous pouvez engager un freelance

• Copie de données
• Travaux de dactylographie de base
• Saisie de données de traitement de texte
• Nettoyage de données
• Enquête en ligne
• Remplissage de formulaires (en ligne)
• Traitement des courriels
• Mise à jour de bases de données
• Sous-titrage
• Édition et mise en forme
• Correction et reformatage
• Conversion de données
• Image vers texte
• Conversion de données
• Conversion audio en texte
• Codage médical
• Transcription médicale
• Saisie des données de paie
• Saisie de données de systèmes Web
• Rédaction de contenu
• Correction d'épreuves
• Dactylographie

POURQUOI FAIRE APPEL À UN FREELANCE EXPERT EN SAISIE DE DONNÉES ?

Comme nous l'avons mentionné, la saisie de données est cruciale pour toute entreprise. Mais elle prend aussi beaucoup de temps et détourne votre attention d'activités plus importantes. Confier vos tâches de saisie de données à un freelance compétent présente des avantages tangibles considérables.

Abordable

Vous n'encourrez aucun coût supplémentaire en confiant vos besoins en matière de saisie de données à un freelance. Vous payez exactement le prix de la tâche effectuée. En d'autres termes, en n'ayant pas d'employés dédiés à la saisie de données, vous ne payez que lorsque le travail est effectué. De plus, vous n'avez pas à supporter de frais généraux tels que l'espace de bureau, l'équipement, l'assurance des employés, etc. En fait, il est possible qu'en engageant un freelance efficace pour la saisie de données, vous finissiez par réduire complètement vos coûts de saisie de données.

Flexible

Le secteur du freelancing est extrêmement flexible par nature. Par exemple, vous pouvez générer des données pendant vos heures de travail et avoir besoin qu'elles soient saisies avant le début du jour ouvrable suivant. Dans un tel scénario, vous pouvez engager un freelance en saisie de données qui travaille dans un autre fuseau horaire pour répondre à vos besoins. Il est pratiquement impossible d'obtenir une telle flexibilité avec un employé à temps plein sans payer des heures supplémentaires.

Fiable

La saisie de données est l'un des types d'activités de freelance les plus courants. En raison de la forte demande, la plupart des freelances spécialisés dans la saisie de données sont des experts du secteur. En d'autres termes, ils connaissent bien les exigences en matière de saisie de données d'un secteur particulier et sont susceptibles d'avoir également développé des compétences logicielles pertinentes. En faisant appel aux services d'un tel expert pour vos besoins en matière de saisie de données, vous êtes assuré d'obtenir des résultats finaux précis et fiables.

Amélioration de la productivité

Oui, la saisie de données est une activité qui prend beaucoup de temps et qui peut être très répétitive par nature. Cependant, elle est essentielle et ne peut être reportée ou ignorée. En faisant en sorte que vos employés s'investissent dans cette tâche, vous pouvez réellement réduire leur niveau de productivité. Ils pourraient contribuer de manière positive à votre entreprise au lieu de passer leurs heures de travail à la saisie de données. Par conséquent, lorsque vous leur enlevez les tâches de saisie de données, vous augmentez en fait leur niveau de productivité.

Aucune microgestion requise

Une fois que vous avez défini les exigences du projet de saisie de données et que vous vous êtes assuré que le freelance les a bien comprises, vous n'avez plus qu'à attendre le produit final. Vous n'avez pas besoin de passer votre temps à micro-gérer le projet ou à demander des révisions périodiques.

Expertise

Il est important de se rappeler que la plupart des professionnels de la saisie de données en freelance sont des experts dans leur domaine. Ils sont également conscients du fait que leur prochain projet dépendra fortement de la manière dont le projet actuel sera réalisé et livré. Par conséquent, cela garantit qu'ils accordent l'attention requise aux détails et qu'ils fournissent un résultat parfait.

COMMENT TROUVER UN FREELANCE EXPERT EN SAISIE DE DONNÉES ?

Les spécialistes de la saisie de données sont généralement des experts du secteur. Toutefois, leur véritable force réside dans le fait qu'ils doivent s'assurer que les données saisies sont exemptes d'erreurs et précises. Même la plus petite des erreurs peut s'avérer apocalyptique pour votre entreprise. Veillez donc à suivre les étapes de base suivantes pour recruter le bon spécialiste de la saisie de données afin d'obtenir les meilleurs résultats,

Rédigez une description détaillée du projet

Commencez par faire circuler vos exigences. Assurez-vous que tous les aspects importants du projet sont couverts dans la description. Soyez aussi clair et précis que possible. N'oubliez pas que la plupart des freelances peuvent s'intéresser à votre projet s'ils peuvent s'y reconnaître. N'oubliez donc pas de mentionner votre secteur et votre industrie.

Rédigez quelques lignes expliquant la nature de votre activité avant de passer à l'exigence proprement dite. Veillez également à mentionner le calendrier que vous avez en tête pour la réalisation de votre projet de saisie de données.

Présélectionnez vos candidats

Une fois votre demande publiée, il se peut que vous receviez plusieurs candidatures de freelances pour votre projet de saisie de données. À ce stade, il est important de procéder à plusieurs niveaux de filtrage avant de parvenir à une liste restreinte de candidats appropriés.

Vous pouvez filtrer les profils de différentes manières, par exemple :

Le lieu : Si vous préférez travailler avec quelqu'un qui se trouve dans le même fuseau horaire que vous, ou du moins dans un fuseau proche, vous pouvez trier vos candidats en fonction de leur emplacement géographique.

L'expérience : Oui, c'est répétitif. Oui, cela peut même être banal. Mais ne vous y trompez pas : La saisie de données est une tâche qualifiée. La vitesse et la précision sont toutes deux essentielles, et elles s'acquièrent avec le temps et l'expérience.

Portefeuille de travaux : La lecture des avis et des travaux antérieurs du freelance vous renseignera sur son expérience et son taux de satisfaction des clients. Le portefeuille de travaux vous permettra également de vérifier leur expertise du secteur.

Connaissance des logiciels : La connaissance des logiciels de base tels que le traitement de texte, les feuilles de calcul et autres systèmes de gestion de documents est essentielle. Des compétences informatiques de base sont indispensables.

Compétences en communication : Il s'agit de la communication écrite et verbale. Le freelance chargé de la saisie de données sera amené à communiquer avec vous ou vos équipes au cours du projet. De mauvaises compétences en communication peuvent entraîner des erreurs.

Vitesse et précision de la frappe : Tout projet de saisie de données tourne autour de la vitesse et de la précision. L'un sans l'autre est inutile. Par conséquent, le candidat présélectionné doit être capable de fournir un travail sans erreur dans les délais impartis. Normalement, une vitesse de frappe de 30 à 40 mots par minute est acceptable.

Budget : Les tarifs des freelances peuvent varier d'une personne à l'autre. Par conséquent, avant de confier le projet, assurez-vous que le candidat sélectionné s'inscrit bien dans votre budget.

Les défis à garder à l'esprit

Les entreprises sont constamment à la recherche de moyens pour libérer leurs ressources en externalisant leurs tâches fastidieuses. Il ne fait aucun doute qu'un freelance expérimenté peut également gérer le travail pour une fraction du coût. Cependant, il est important de garder à l'esprit ces défis potentiels avant d'engager un freelance et d'externaliser votre travail de saisie de données.

Décalage horaire

Il est toujours possible que votre candidat préféré ne se trouve pas dans le même fuseau horaire que vous. Cela peut entraîner des horaires de travail différents et des retards dans la communication. Veillez à établir certaines règles de base avant d'attribuer le projet. Par exemple, fixez des heures de rapport et d'évaluation préétablies et périodiques dans la phase initiale du projet qui conviennent aux deux parties.

Différences linguistiques

La saisie de données en tant que processus ne nécessite pas nécessairement des compétences linguistiques. Cependant, l'ensemble du projet peut être mis en péril si vous et le freelance ne parvenez pas à communiquer clairement entre vous. Il est donc important d'éviter de se retrouver dans une telle situation. En d'autres termes, assurez-vous que vous êtes entièrement satisfait des capacités de communication du freelance avant de lui confier le projet. 

L'importance de la sécurité des données

Il est logique de s'inquiéter de la sécurité de vos données si vous les remettez à une personne extérieure à votre organisation. Vous ne devez pas vous inquiéter outre mesure si les données sont importantes mais non confidentielles. Toutefois, si la nature de vos données est telle que vous devez maintenir des normes de sécurité élevées, prenez les précautions nécessaires avant de les partager avec le freelance.

Vous pouvez conclure un accord juridiquement contraignant avec le freelance, garantissant que les données seront conservées en toute sécurité et ne seront pas diffusées sans autorisation préalable. Un accord de non-divulgation (NDA) peut être signé par le freelance pour garantir qu'il gardera les informations pour lui. Il est important de prendre de telles mesures dès le début. Si vous continuez à travailler avec le même expert de saisie de données, vous pouvez conclure un accord plus général et établir un niveau de confiance.

Conclusion

De plus en plus de grandes organisations font appel à des freelances pour gérer leurs processus commerciaux, et il n'y a aucune raison pour que votre entreprise ne profite pas de cette tendance. Vous et votre équipe pourrez ainsi vous concentrer sur les activités qui génèrent des revenus.

N'oubliez pas de commencer modestement lorsque vous confiez la saisie de données à un freelance. C'est toujours une bonne option d'essayer les services du freelance en lui confiant un petit projet au début. Il peut s'agir d'un projet pilote pour s'assurer que vous êtes tous deux sur la même longueur d'onde avant que le vrai travail ne commence. Si tout se passe bien, vous aurez trouvé un membre précieux de votre équipe qui rendra votre entreprise plus productive.

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